Después de haber definido el control de documentos en el artÃculo anterior, ahora definiré cual es el rol especÃfico de un profesional en control documental.
El profesional en control documental está a cargo o es responsable del control y la gestión diaria de documentos bien sea en un proyecto ó en un área especÃfica/global de la empresa u organización.
Las actividades o funciones principales son las siguientes:
Identificación de Documentos.
Verificar el cumplimiento, calidad y registro de los documentos de acuerdo con estándares del Sistema de Gestión de Calidad.
Almacenamiento y organización de documentos (tanto electrónicos como impresos)
Control sobre la modificación, distribución y emisión de la documentación (según el procedimiento interno de cada organización) durante todo su ciclo de vida.
Manejo y actualización de lista de seguimiento (registro) de documentos, según corresponda.
Distribución de documentos a personas u organizaciones relevantes.
Informe de progreso sobre el estatus de los documentos/gestión de KPIs (siglas en inglés, de Key Performance Indicator, cuyo significado en castellano vendrÃa a ser Indicador Clave de Desempeño o Medidor de Desempeño).
En este punto, debes saber que cada empresa u organización tiene procesos y procedimientos especÃficos, por lo tanto, la descripción real de rol de un profesional a cargo de la gestión de documentos puede variar bastante de una organización a otra; a veces, incluso puede implicar menos o más que las tareas enumeradas anteriormente. Sin embargo, la lista mencionada en éste artÃculo busca capturar o englobar las tareas esenciales de un profesional en Control Documental.