Hemos llegado al último artículo de la serie que da respuesta a la pregunta ¿Por qué implementar control de documentos en tu empresa?, si bien es cierto que hay muchos porqués y quizás más adelante pueda seguir explicándolos; en esta serie mi intención fue recopilar para ti, que tal vez, no habías escuchado de Control de Documentos, los principios básicos que le aportan valor a esta disciplina (tal como fue mi caso y terminé trabajando y amando lo que hago).
Si llegaste a este artículo y no has leído los anteriores, aquí te hago un breve resumen. En el primer artículo de esta serie explico y ejemplifico como la implementación de una buena gestión de documentos reduce los tiempos no productivos en la empresa; el segundo artículo, desarrollo la importancia de la trazabilidad, llegando a la conclusión de que todo documento en un proyecto o en una empresa debe ser identificable y por ende rastreable.
En este artículo profundizaremos los últimos principios básicos que son: cumplimiento y auditabilidad.
Cumplimiento
Cuando se habla del cumplimiento (“compliance”), significa que el control de documentos garantiza coherencia y consistencia, por lo que se encargará de aplicar procedimientos estandarizados y cumplir con las regulaciones, tanto de la empresa como de los requisitos legales de la industria, si se diera el caso. En otras palabras, lo que quiere decir es que tendrás a tu disposición un filtro que permitirá unificar de forma estandarizada, todos los documentos asociados a los proyectos, con el propósito de que cumplan los requerimientos de calidad exigidos, bien sea internamente (por la empresa) o externamente (por el cliente).
Auditabilidad
Adicionalmente, una vez que el control documental tenga “control” (valga la redundancia) sobre toda la información, aplique los procedimientos internos a la perfección y resguarde la calidad en cada documento que emita la empresa, estarás preparado para conocer el ultimo pilar fundamental para implementar esta grandiosa disciplina. Este es nada más y nada menos que garantizar que tus procesos documentables sean 100% auditables, en palabras simples, sin un profesional en control de documentos, la empresa no seria capaz de proveer la información requerida por los auditores tanto interno como externos a su debido tiempo.
Como te podrás dar cuenta, el control de documentos es mucho más que simplemente archivar documentos y como mencioné al inicio de esta serie el control de documento es un recurso valioso, ahorras tiempo, optimizas procesos y proteges los intereses de la empresa.
Finalmente, ahora estas en la capacidad de responder las siguientes preguntas:
¿Por qué implementar el control de documentos?
¿Por qué es necesario contratar un profesional en Control Documental?
¿Por qué debería invertir tiempo, esfuerzo y dinero en esta función específica?;
¿Pueden nuestros empleados / ingenieros realizar su propia gestión?
Te ayudaré a responder esta última pregunta, sin embargo, estoy segura que tienes la respuesta. La respuesta es: ¡No!, tanto los ingenieros como el personal administrativo, por ejemplo, están a cargo de sus actividades, de la coordinación y el desarrollo de sus proyectos; por lo tanto, no tendrían ni el tiempo ni la capacidad suficiente para realizar adicionalmente las funciones propias que haría un control de documentos, entonces ¿por qué no implementar ésta disciplina en tu empresa si es un recurso que le dará soporte y efectividad a tu empresa?
Espero que hayas aprendido de este contenido, estoy trabajando para que sea lo más explícito para ti. Gracias por llegar hasta aquí, comparte esta info si te gustó.