En el artículo anterior te mencioné que existen 4 principios básicos que respaldan la importancia del Control de Documentos en una empresa; el día de hoy desglosaremos el segundo pilar: TRAZABILIDAD.
Si bien es un concepto ampliamente desarrollado en la industria alimenticia, la trazabilidad ha ido aumentando en importancia y se ha extendido a una amplia gama de campos, como la industria automotriz, electrónica y farmacéutica; en este artículo solo enfocaremos nuestro alcance en el área del Control Documental.
Probablemente te estés preguntando como se relaciona la trazabilidad con el control de documentos, sencillamente sigue leyendo y lo sabrás.
Partamos de lo básico, ¿Cuál es la definición?
La Organización Internacional para la Estandarización (ISO 9001), define la trazabilidad como la habilidad de rastrear la historia, aplicación, uso y ubicación de un producto o sus características a través de información almacenada.
La palabra clave aquí viene siendo “rastrear”, sino existen suficientes datos de un producto (partiendo desde su inicio) no podría rastrearse el recorrido del mismo, por lo tanto, no se garantiza su trazabilidad.
Y entonces ¿Qué relación tiene con el control de documentos?
Si lo llevamos a nuestra área, puedo decir que la trazabilidad es uno de los aspectos más importantes de la gestión documental y una buena gestión radica cuando somos capaces de rastrear todo el recorrido de un documento o información específica. Para lograrlo, todo documento debe ser identificable.
Para que un documento sea identificable se deben incluir al menos, los siguientes ítems:
Código del Documento
Titulo
Revisión
Control de Versiones
En conclusión, el principal propósito es conocer la trayectoria de un documento desde su creación, modificación y entrega al cliente, así como también conocer donde se encuentra almacenado y a quién fue distribuido, es así, como podemos controlar todos los cambios realizados en cualquier documento creado.
Espero que hayas aprendido de este contenido, estoy trabajando para que sea lo más explícito para ti. En las próximas semanas estaré compartiendo más información de por qué implementar el control de documento en tu empresa. Gracias por llegar hasta aquí, comparte esta info si te gustó.