Muchas personas se pueden estar preguntando cual es el beneficio de implementar el control de documentos en una empresa o en un proyecto especÃfico, preguntas como: ¿Por qué implementar el control de documentos? ¿Por qué es necesario contratar un profesional en Control Documental? ¿Pueden nuestros empleados / ingenieros realizar su propia gestión? ¿Por qué deberÃa invertir tiempo, esfuerzo y dinero en esta función especÃfica?
En primer lugar, el control de documentos es mucho más que simplemente archivar documentos (para saber exactamente qué es el Control de Documentos, consulte este artÃculo). En segundo lugar, si andas en busca de conocer las funciones de un profesional en control documental, te recomendamos otro de nuestros artÃculos que profundiza aún mas este tema (haz click aquÃ).
El control de documentos es mucho más que simplemente archivar documentos.
Por otra parte, los principios básicos del control de documentos son: reducción de tiempos no productivos, cumplimiento, trazabilidad y auditabilidad; su implementación será de gran soporte y valor para todas las actividades de la empresa o proyecto y en este artÃculo profundizaremos el primer principio básico mencionado previamente.
El control de documentos ayuda a localizar o recuperar información y documentos en el menor tiempo.
Este es quizás el beneficio que todos verán de inmediato.
Muchas empresas que trabajan sin un profesional en control de documentos están luchando con la ubicación de información o documentos especÃficos. Imagina por un momento si cada empleado tarda en buscar un documento o información 15 minutos (¡y al decir 15 minutos, en realidad soy bastante optimista!), intenta calcular cuánto tiempo perdido se dedica cada dÃa a la búsqueda de documentos o información en una empresa o en un proyecto, te sorprenderÃas.
Un profesional encargado del control de documentos definitivamente es un recurso valioso que ayudará a localizar o recuperar la información correcta en un perÃodo de tiempo razonable. En otras palabras, un empleado/ingeniero no interrumpirÃa sus actividades regulares para realizar esta función, por ende, no se perderÃa tiempo realizando la gestión antes señalada.
En conclusión, como empresa puedes ahorrar tiempo y energÃa optimizando tus procesos, protege tus intereses y confÃa tu documentación a profesionales. Y finalmente, si estas leyendo esto y eres profesional en control documental, refleja que eres un recurso importante y valioso que toda empresa deberÃa tener para el mejor desempeño de sus actividades.