El Control de Documentos o como es conocido también Control Documental es una disciplina que regula y posee el control sobre los documentos e información en una empresa u organización. Y en caso de que te lo preguntes, la respuesta es: Si!, aunque suene redundante la definición básica es así de simple. Sin embargo, más adelante te iré nutriendo de información relevante que complementará esta definición.
Por otro lado, si te preguntas cual es el objetivo e intención principal de la correcta gestión de documentos, pues... continua leyendo.
¿Cuál es su función?
Básicamente la función del control de documentos es hacer cumplir de manera controlada procesos y procedimientos para la creación, revisión, modificación, emisión, distribución y accesibilidad de documentos.
¿Cuál es el propósito?
El propósito fundamental del control documental es que los usuarios confíen en la documentación disponible y que puedan acceder a información actualizada, confiable, verificada y aprobada formalmente.
¿En qué área es aplicado el control de documentos como disciplina?
Ahora bien, enfoquémonos en que área o actividad desempeña sus funciones un profesional en Control Documental y si te haz realizado esta pregunta, la respuesta es…. ¡simple!. Abarca todas las áreas en la que cualquier organización desee el control sobre la información. Un ejemplo de ellas sería el sector industrial, haciendo énfasis en la industria minera, Oil&Gas, refinería, contrucción operaciones, entre otros sectores.
Imagina que tienes un proyecto a cargo ó la empresa donde trabajas tiene diferentes proyectos, esto se traduce a montañas y montañas de información con planos, memorias, reportes, ordenes de compra, etc; como te dije, mucha información importante y relevante, que debe ser clasificada, organizada y almacenada debidamente para que cualquier persona asociada al proyecto tengá acceso rápido a la información más actualizada.
A este punto ya sabrás la importancia de tener control sobre los documentos, si te interesa este tema y como implementar el control de documentos en tu empresa; bien sea, si eres un empleado o si tienes tu propia compañia, te invito a que me sigas visitando ya que compartiré contenido valioso para ti.