Todo comienzo genera diversas emociones y no resulta diferente para aquellos que desean entrar en esta disciplina de Control Documental, realmente resulta emocionante; una vez que te sumerges en ésta área, te recomiendo al 100 % que no pierdas el enfoque, es por esto que ¡He reunido para ti!, los diez mejores consejos para un profesional en control de documentos.
Leer y conocer el procedimiento de control de documentos de la empresa o el proyecto: Tú eres el guardián de las reglas, por lo tanto, ¡debes conocerlas!
No tengas miedo de decir "No" a una solicitud, cuando por diversas razones debes rechazar un documento o información por no cumplir con los lineamientos del procedimiento, no dudes en hacerlo saber al autor de este.
La función principal del control de documentos es tener el control de acceso: esto significa que solo los documentos que cumplen con el procedimiento deben ser aceptados. Si no cumplen, deben ser rechazados y corregidos.
Aprovecha cada oportunidad para aprender: ¿Qué es este documento? ¿Por qué los ingenieros lo necesitan? ¿En qué fase del proyecto estamos? ¿Cuál es la siguiente fase?
Un Controlador de documentos que nunca abre los documentos para verificarlos solo hace la mitad del trabajo.
La atención al detalle es clave. ¡Haz las cosas bien!
"Rápido" es el enemigo de "Calidad". Siempre asegúrate de poner Calidad antes que Rapidez.
La precisión debe ser tu enfoque. Estarás de acuerdo en que 1 y 2 son diferentes cuando se trata de hornear un pastel. ¡Es lo mismo en el Control de Documentos!
Sé exhaustivo cuando realices controles de calidad en un documento: no pares tu control después del tercer error. Haz la lista de todas las discrepancias y no conformidades que deben corregirse.
Los autores/ingenieros están escribiendo documentos, los proyectistas están creando planos y los controladores de documentos controlan documentos y planos. Esto quiere decir: ¡Los roles no deben mezclarse!
Finalmente, no olvides obtener un curso de capacitación formal en control de documentos para comprender los conceptos y las mejores prácticas, para asegurarte de que tienes una comprensión práctica de todas las tareas involucradas y que tienes un sólido conocimiento tanto teórico como práctico.
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